Rosa Guanter (Sòcia-directora TAX Palafrugell – TAX Palamós – TAX Torroella de Montgrí)
rguanter@tax.es
Conservar la documentació és necessari per a complir amb la normativa, així com davant la possibilitat d’haver de justificar informació o bé poder recórrer alguna sanció o requeriment. Per aquest motiu, és important que l’arxiu de negoci estigui ordenat i complet.
Quina documentació haig de conservar durant tota la vida?
Com a propietari@/responsable d’un negoci, seran:
• Escriptures de constitució i els estatuts socials.
• Elevació d’acords socials.
• Atorgament o la renovació de poders.
• Compravenda de participacions, actius o accions.
• Escriptures de dissolució o liquidació.
• Llibres d’Actes.
• Llicències o autoritzacions municipals, d’obres, de reformes, de sortida de vehicles, així com aquells d’obligacions per Llei, com pugui ser una inspecció tècnica de l’edifici o local del negoci.
També hauràs de conservar durant almenys 6 anys, a partir de l’últim assentament realitzat en els llibres, aquests documents:
• Diari, inventari i comptes anuals.
• Llibre d’actes i registre d’accions nominatives i de socis.
• Tots els justificants que aportin informació de factures emeses i rebudes, tiquets, documentació bancària, etc.
El cessament de l’empresari en l’exercici de les seves activitats no eximeix del deure de conservació i si hagués mort recaurà sobre els seus hereus. En cas de dissolució de societats, seran els seus liquidadors els obligats a complir-ho.
I en matèria laboral i de Seguretat Social?
Hauràs de conservar la documentació com a mínim 3 anys de:
• Contractes de treball.
• Registre de la jornada laboral (s’amplia a 4 anys).
• Afiliació, baixes i justificants de pagaments del salari.
Les possibles infraccions relacionades amb la Seguretat Social prescriuen als cinc anys.
Recorda: l’art. 131 del Codi Penal estableix 10 anys per a conservar la documentació fiscal i laboral relacionada amb delictes contra la Seguretat Social o Hisenda en cas d’un procés penal.
Quins terminis de conservació de documents marca la normativa tributària?
S’estableix que ha de complir-se un termini de quatre anys per a guardar documentació sobre aquest tema. El període comença a comptar des de la finalització del termini voluntari de presentació de cada impost.
En el cas dels crèdits fiscals, l’Administració pot comprovar i emetre un requeriment encara que sigui sobre aquests períodes ja prescrits.
I les subvencions concedides?
Els documents s’hauran de conservar durant tot el període de la subvenció.
Si la subvenció té participació de fons europeus, el termini per a conservar tota la documentació és de tres anys a partir del 31 de desembre següent a la presentació dels comptes i despeses d’aquesta operació. A més, les factures han de conservar-se durant sis anys.
En el cas dels documents per a poder exercir reclamacions quin temps es fixa?
Dependrà de la tipologia. Segons el Codi Civil, són sis anys per a possibles accions a prendre o defensar-se sobre béns mobles; 15 anys si són accions personals; 20 anys davant una acció hipotecària i 30 anys referent a accions sobre béns immobles.
I si necessito assessorament fiscal, laboral o legal?
A TAX podem ajudar-te. Contacta’ns.
